CONSOLIDACION DE DATOS

Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el total de ventas de toda la compañía.

Para utilizar la herramienta de consolidación de Excel, los rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o sea, los mismos rótulos de filas y columnas o estar en el mismo orden. 

Por ejemplo:  tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compañía y deseamos calcular las ventas totales de la compañía. 

 Consolidación

Con la función Consolidación del Menú Datos puedes:

• Reunir información de hasta 255 hojas de cálculo.
• Vincular los datos consolidados a los datos fuente, de tal forma que una vez modificados estos últimos, se alteren los resultados de la consolidación.
• Consolidar por posición o por categoría.
• Consolidar hojas de cálculo utilizando funciones como Promedio, Máx, Mín, Producto, Cuenta, Desvest, etc.
• Consolidar hojas de cálculo en libros abiertos o almacenados en disco.

Los datos pueden consolidarse de varias maneras:

· Por posición: recopila información de las celdas de la misma posición situadas en las hojas que quieres consolidar.

· Por categorías: resume un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organiza los datos de forma diferente.

· Por creación de una tabla dinámica: es similar al método de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar dichas categorías.

 

 Consolidar datos por posición

1. Selecciona el área destino.
2. En el menú Datos, clic en Consolidar.
3. En el cuadro Función, clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos
4. En el cuadro Referencia, introduce el área origen que deseas consolidar.
5. Clic en Agregar.
6. Repite los pasos 4 y 5 en cada área de origen que desees consolidar.
7. Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambien los datos de origen, selecciona el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

 Consolidar datos por categoría

1. Selecciona el área destino.
2. En el menú Datos, clic en la opción Consolidar.
3. En el cuadro Función, clic en la función de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
4. En el cuadro Referencia, introduce el área de origen que deseas consolidar. Asegúrate de incluir en la selección los rótulos de datos.
5. Clic en Agregar.
6. Repite los pasos 4 y 5 en cada área de origen que desees consolidar.
7. En Usar rótulos en selecciona las casillas de verificación que indican dónde están localizados los rótulos en el área de origen: indistintamente, la fila superior, la columna izquierda o ambas.
8. Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambian los datos de origen, selecciona el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

 

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

• En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.

• Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.

•  Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar.

  Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

MAPA CONCEPTUAL

REFLEXION

La consolidación de datos sirve para resumir datos que tienes en varios sitios, pero con una estructura parecida. por ejemplo, si tienes unas tablas con anotaciones por personas y meses (por ejemplo horas trabajadas) una tabla por cada trabajo en una pestaña diferente del libro, mediante la consolidación podrías hacer automáticamente un resumen que junte información de todas las hojas y muestre el total de horas trabajadas por cada persona en cada mes.

Milton Rodriguez Castillo   2º  "B"