LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTROS

LISTAS

 Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.

 

¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25 números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear). La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1
Escribe el número 1 y pulsa Enter
Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1
Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes
Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2. Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a a la derecha de la casila A2) aparece un punto de color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial). Sítua el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón, más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos.

 

Personalizar listas

En principio, Excel solo es capaz de identificar listas de números (números pares, impares, etc.), los días de la semana y los meses del año. Esto es porque son las únicas listas que tiene ‘predefinidas’. Nosotros tenemos la posibilidad de añadir nuestras propias listas (por ejemplo, nombres de clientes, productos que vendemos, etc.)

Para ello:

Selecciona Herramientas (en la parte superior de la ventana)
Selecciona Opciones
En la nueva ventana que aparece selecciona ‘Listas Personalizadas’ (en la parte superior de la ventana)
Fíjate que aparecen dos casillas grandes, una a la izquierda y otra a la derecha. En la casilla de la izquierda, haz un solo clic con el botón izquierdo sobre la opción ‘NUEVA LISTA’
Haz un solo clic en la casilla de la derecha con el botón de la izquierda del ratón
Escribe la palabra ‘uno’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘dos’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘tres’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter y continúa tú hasta llegar al ‘diez’
Cuando hayas terminado pulsa el botón ‘Agregar’ (a la derecha de la ventana)

De esta forma tan simple puedes añadir nuevas listas. Para comprobar que tu lista funciona pulsa el botón ‘Aceptar’ (en la parte inferior de la ventana) y comprueba que la nueva lista funciona (igual que en el apartado anterior)

El diálogo tiene opciones sobre como ordenar y permite tres niveles de ordenamiento. Por ejemplo se puede ordenar según el Apellido, el Nombre y después el nombre del medio.   

 REFLEXION

 Una lista de Microsoft Excel nos proporciona características diseñadas para que la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel sean mas sencillas. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

 ORDENAMIENTO

En Excel, ordenar puede ejecutarse desde un diálogo o con el botón de una barra de herramientas.

Los botones para el ordenamiento son dos, Ascendente y Descendente y se ejecutan basado solo en la primer columna de la selección.

Excel recuerda qué opciones de ordenamiento ha elegido antes para esta hoja de cálculo. Se mostrará el diálogo automáticamente. Pero los botones para el Orden Ascendente y Orden Descendente, no muestran qué es lo que van a hacer!

Si su ordenamiento no funciona como esperaba, revise el diálogo Ordenar y sus Opciones. Quizás está usando una lista personalizada porque fue la última que se utilizó.

REFLEXION

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar
2. Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtros Avanzados

El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) según los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente).

criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000)

Los filtros avanzados se utilizan para:

- Filtrar criterios complejos en menor tiempo.
- Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma).
- Filtrar sólo parte de la lista. Por ejemplo sólo algunas columnas en particular.

Preparar la base de datos o lista
El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de cálculo:  La base de datos, el rango de criterios y el rango de extracción (o rango copiar a).
1. La base de datos:  es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro.
2. Rango de criterios:  Espacio donde se escribirán las condiciones o parámetros que limitan los datos que se filtrarán. En este rango podrás colocar todos o sólo algunos de los campos (columnas).
Nota:Este rango debe estar separado de la base de datos mínimo por una fila en blanco.
3. Rango de extracción:  celdas donde Excel realizará una copia de la información filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original.

Procedimiento

Para realizar un filtro avanzado sigue este procedimiento:

1. Inserta al menos tres filas vacías sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios, o bien escribe las condiciones en un espacio vacío de tu hoja de cálculo. El rango de criterios debe tener todos o algunos de los nombres que tienen las columnas de la lista. Compruebe que existe al menos una fila (o columna) vacía entre los valores de criterios y la lista.

El aspecto de la hoja de cálculo será más o menos este:

2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escribe los criterios (las condiciones) que limitarán tu búsqueda
3. Prepara tu rango copiar a (de ser necesario)
4. Haz clic en una celda de la lista
5. Ve al menú Datos
6. Haz clic en la opción avanzadas

7. Haz clic Avanzadas. Aparece el siguiente cuadro:

Nota: en el cuadro rango de la lista debe aparecer el rango de la tabla inicial, de no ser así, debes selccionarlo.

8. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otro rango de la hoja de cálculo, haz clic en Copiar a otro lugar.

9. Si elegiste Copiar a otro lugar haz clic en la casilla Copiar a.
10. Escribe referencia de la celda o rango donde deseas pegar las filas filtradas.
11. En la casilla Rango de criterios introduce el rango donde escribiste las condiciones o criterios para el filtrado, incluidos los rótulos de criterios.
12. Haz clic en el botón Aceptar.
13. Revisa el rango de extracción para verificar que los datos extraídos si son los que necesitas.

Ejemplos de filtro avanzado:

Primero creamos el rango de criterios como lo viste en el paso uno del procedimiento, ahora desarrollaremos todos los ejemplos a partir del paso dos del mismo procedimiento.

Ejemplo 1. Filtrar utilizando varias condiciones para una misma columna

Por ej: vamos a filtrar la información de los inmuebles con código 1M ó 3D2 ó 7L

Procedimiento: 1. Si incluyes dos o más condiciones en una sola columna, escribe los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra, así

2. Haz clic en una celda de la lista.
3. Ve al menú Datos.
4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

Nota: recuerda que en el cuadro copiar a puedes colocar un rango o una celda cualquiera, siempre y cuando estén vacías o contengan rótulos "idénticos" a los de la lista.

5. Haz clic en aceptar.

Ejemplo 2. Filtrar utilizando condiciones para varias columnas

Por ej: vamos a filtrar la información correspondiente a los departamentos de 3 dormitorios que cuestan más de 70 millones y que ya han sido vendidos. Otra condición es que sólo queremos extraer sólo la descripción, el costo y la fecha en que fue vendido.

Procedimiento:

1. Para buscar datos que cumplan condiciones en dos o más columnas, introduce todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.

Escribe, en el rango de criterios, debajo de las columna código: 4D3, debajo de costo: >70000000 y debajo de Vendido: si, así:

2. Prepara el rango de extracción con los campos de las columnas que deseas extraer, así:

3. Haz clic en una celda de la lista.
4. Ve al menú Datos.
5. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

Observa que el rango de criterios sólo cubre las filas que tienen algún dato, en este caso la 1 y la 2.

6. Haz clic en aceptar.

Ejemplo 3. Filtrar utilizando condiciones complejas

Por ej: vamos a filtrar la información de los inmuebles con código 3D2 ó que estén disponibles, es decir, que no estén ni alquilados ni vendidos.

Procedimiento:

1. Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduce los criterios en filas diferentes del rango.

Escribe, en el rango de criterios, debajo de las columna código: 3D2, en la siguiente fila escribe debajo de vendido si y debajo de alquilado si, de la siguiente manera:

Como puedes observar, si las condiciones están en la misma fila quiere decir que el programa extrae sólo aquellos inmuebles donde se cumplan TODAS esas condiciones, pero si están en filas diferentes el programa extrae aquellos inmuebles que cumplan ALGUNA de esas condiciones (es decir, lo que hay en una fila o lo que hay en la otra).

2. Haz clic en una celda de la lista.
3. Ve al menú Datos.
4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

5. Haz clic en aceptar.
Observa que se extraen TODOS los inmuebles con código 3D2 y los DEMÁS son inmuebles disponibles.

Ejemplo 4. Filtrar utilizando un conjunto de condiciones u otro

Por ej: vamos a filtrar la información correspondiente a las oficinas alquiladas y a los departamentos de dos dormitorios que han sido vendidos.

Procedimiento:

1. Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduce los criterios en filas independientes.

Escribe, en el rango de criterios,
en la primera fila debajo de la columna código: 8O y debajo de la columna alquilado: si,
en la segunda fila debajo de código: 3D2 y debajo de la columna Vendido: si,

Observa como quedarán los criterios:

2. Haz clic en una celda de la lista.
3. Ve al menú Datos.
4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

5. Haz clic en aceptar.

Ejemplo 5. Filtrar datos que se encuentren en un rango de condiciones

Por ej: vamos a filtrar la información de los inmuebles vendidos entre el 01/01/02 y el 01/06/02

Procedimiento:

1. Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluye columnas múltiples con el mismo título en el rango de criterios.

2. Escribe, debajo de la primera columna Fech_V: >01/01/02 y en la segunda columna Fech_V: <01/06/02, así:


3. Haz clic en una celda de la lista.
4. Ve al menú Datos.
5. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

6. Haz clic en aceptar.

Ejemplo 6. Filtrar utilizando un criterio calculado

Por ej: vamos a filtrar la información correspondiente de los inmuebles cuyo costo de venta es superior al promedio de todos los costos de venta de los inmuebles.

1. Puedes utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si empleas una fórmula para crear un criterio, colócala en una celda que no tenga rótulo (título) como por ejemplo:

Observa el criterio, toma la primera celda de la columna costo y la compara con el promedio de todos los costos. Se debe colocar el igual ya que es una fórmula y el rango de la columna se debe fijar. El resultado de este cálculo debe ser VERDADERO o FALSO

Ejecutando la fórmula el criterio quedaría (observa que el criterio se convierte a falso, ya que el primer dato que compara con el promedio es 26 millones):

2. Haz clic en una celda de la lista.
3. Ve al menú Datos.
4. Haz clic en avanzadas. Llena el cuadro como sigue:

5. Haz clic en aceptar.

Ejemplos de criterios

- Los departamentos con costo superior a 100 millones:

- Los departamentos correspondientes al código 2D1 que están para alquilar:

- Los departamentos monoambiente que se han vendido y las oficinas que están alquiladas

MAPA CONCEPTUAL

REFLEXION 

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Milton Rodriguez Castillo    2º "B"